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SAP ERP und LIMS – Integration und Harmonisierung der Prozesse

Gemeinsam stark

von Frank Wallrafen

Bei der Integration und Harmonisierung von Prozessen und Systemen werden immer wieder dieselben Aspekte in den Vordergrund gesetzt:

• Rationalisierungsaspekt– Reduzierung von Kosten und Erhöhung der Effektivität

• Kundenzufriedenheit

• Verbesserung der regulatorischen Anforderungen
– die Erfüllung der Dokumentationspflicht

• frühzeitiges Erkennen von Qualitätsproblemen mit der Möglichkeit des Gegensteuerns – Verbesserung der Produkt Qualität

• hohe Informationsverfügbarkeit der (Labor-) Daten in der Forschung, für den Betrieb, den Kunden oder andere Partner rücken in den Vordergrund.

SAP als eine Enterprise Resource Planning (ERP)-Software schafft die Möglichkeit, einen ganzheitlichen Ansatz bzw. Blick auf die definierten Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu werfen. Dies wird durch die modulare Aufbauweise von SAP und eine hohe Integration der einzelnen Module sichergestellt. Diese Integration ermöglicht es, die entsprechenden bzw. die erforderlichen Informationen jederzeit innerhalb der komplexen Geschäftsprozesse zur Verfügung zu haben.
Ein LIMS dient zur Datenerfassung im Labor bzw. unterstützt die Automatisierung von Prozessen im Laborbereich. Es wird in den unterschiedlichsten Labortypen eingesetzt, so z.B. in Laboratorien für die Analytik, im Bereich Forschung und Entwicklung oder in der produktionsbegleitenden Qualitätssicherung. Das LIMS ermöglicht das effiziente Testen von Proben, die routinemäßig im Labor eingehen, indem Testdaten erfasst, sortiert und in bestimmten Berichtsformaten verwaltet werden, die den gesetzlichen Anforderungen (FDA, GxP, ISO usw.) entsprechen.
Ein LIMS kann somit sowohl die administrativen Funktionen eines analytischen Labors als auch den Probenzyklus bzw. den Testroutine einer Probe sicherstellen. Eine weitere Stärke eines LIMS ist die Möglichkeit der hohen Automatisierung von Laborprozessen durch Geräteanbindung. Es können komplexe Systeme wie z.B. Chromatografiesysteme, Freisetzungsanlagen usw. meist über Stan- dardschnittstellen bidirektional angesteuert und/oder angebunden werden. Somit wird ein LIMS dann eingesetzt, wenn ein hoher Automatisierungsgrad (z.B. Probenverwaltung, Ergebniserfassung erreicht werden soll, oder aber auch, oder auch wenn komplexe Laborworkflows abgebildet werden müssen. Ein LIMS sollte ebenfalls dann eingesetzt werden, wenn eine hohe Anzahl von Rohdaten erzeugt werden und diese entsprechend verwaltet werden müssen. Dies gestaltet sich etwas aufwändiger in SAP.
Die Schwäche des LIMS als proprietäres System ist die nicht vorhandene Integration in die Prozesse der Materialwirtschaft, der Produktion oder der Vertriebsprozesse. Genau aber hier ist die Integration in das SAP ERP auf Basis des SAP QM-Moduls absolut sinnvoll. Die Integration des QM-Moduls in die (SAP) Logistikprozesse (Einkauf, Produktion, Qualitätskontrolle, Controlling usw.) stellt eine hohe Verflechtung der qualitätsrelevanten Aktivitäten in die logistischen Prozesse dar. Alle qualitätsrelevanten Prozesse (QA und QC) und Themen wie zum Beispiel

Wareneingangsprüfungen,
Steuerung des Beschaffungsprozesses,
Integration Prüfplanung/Produktionsvorgänge,
Integration Auftragsabwicklung,
Steuerung der fertigungsbegleitenden Prüfungen,
Zeugniserstellung/Zertifikatserstellung,
Qualitätskosten usw.

können über die Integration des SAP QM in die übrigen Geschäftsprozesse abgebildet werden. Eine Anbindung bzw. Integration des LIMS über das SAP QM bietet somit eine große Anzahl von Varianten, die entsprechend auf ihre Vor- und Nachteile untersucht werden müssen. Viele LIMS-Anbieter haben generische oder aber auch SAP-spezifische Interfaces zur Integration der Prüfprozesse in die logistischen Prozesse realisiert.
So verfügen die führenden LIMSAnbieter über eine Integration in das SAP ERP auf Basis der aktuellen SAP-Netweaver- Technologie, welches eine sinnvolle und einfache Einbindung ermöglicht.

Wie kann eine Integration der Systeme sinnvoll eingerichtet werden?

Als Erstes stellt sich hier die Frage, welches der beiden Systeme als führendes System hinsichtlich der Stammdaten geeignet ist. Weiterhin ist zu klären, welche Informationen bzw. Daten in welchem System erzeugt bzw. benötigt werden und welches der Systeme als Trigger für Folgeaktivitäten im anderen System definiert wird (z.B. Treffen des Verwendungsentscheides, Buchen der Materialbewegung, Zertifikatsdruck).
Anhand der relevanten Prozesse lassen sich relativ einfach Vor- und Nachteile der jeweiligen Integrationsart darstellen und somit verschiedene Varianten der Integration identifizieren. Die klassischen Varianten sind:

SAP ERP als führendes System

Im SAP werden alle benötigten Informationen zu Materialien, Spezifikationen, Prüfmethoden angelegt und gepflegt. Diese Stammdaten werden mit dem LIMS-System ausgetauscht, im LIMS selbst können ggf. weiter Spezifikationsdetails (z.B. Rohdatenkomponenten, Gerätetests usw.) hinzugefügt werden. Parallel zur SAP-Prüfloseröffnung wird ein Testauftrag in LIMS generiert. Hierbei ist eine entsprechende Statusverwaltung zu beachten, damit sichergestellt wird, dass alle Änderungen, die im SAP-System durchgeführt werden, auch an das LIMS erneut übertragen werden. Die Ergebniserfassung einschließlich der automatischen Datenübernahme von angeschlossenen Geräten erfolgt im LIMS. Bezüglich der Rückmeldung bestehen mehrere Möglichkeiten, die Ergebnisse zurückzumelden, sei es z.B. nach Prüfplan, nach der Ergebniserfassung oder nach der Laborfreigabe. Der Verwendungsentscheid kann dabei im SAP oder im LIMS getroffen werden. In der Regel erfolgt dies jedoch im SAP-System, da dort alle Materialinformationen zur Chargenrückverfolgung zur Verfügung stehen.

LIMS als führendes System

Bei dieser Variante ist LIMS das führende System und übermittelt alle Informationen an das SAP-System. Hierbei werden die LIMS-Informationen an das SAP in entsprechender Tiefe übermittelt. Die Tiefe bzw. welche Daten übermittelt werden sollen, muss bzw. kann entsprechend definiert werden. Dies hängt von den benötigten Daten im SAP ab.
Schließlich ist noch eine dritte Grundvariante denkbar, wobei das SAP ERP hierbei lediglich ein Prüflos generiert. Dieses Prüflos wird an das LIMS gesendet, wo alle benötigten Informationen, Stammdaten und Anweisungen, die für die Qualitätsbeurteilung erforderlich sind, gepflegt werden. Die Prüfung erfolgt ausschließlich im LIMS, dieses übermittelt schlussendlich nur den Status des Prüfloses zurück an SAP. Natürlich sind noch verschiedene Ausprägungen dieser genannten Varianten möglich, die jeweils sinnvolle Integration ist von den spezifischen Gegebenheiten abhängig. Diese lässt sich anhand der prozessbasierten Betrachtungsweise jedoch in der Regel sehr einfach identifizieren.

Zusammenfassung

Der globale Wettbewerb zwingt die Prozessfertigungsindustrie, sich verstärkt um die Verbesserung der Gesamtkapitalrentabilität (ROA) zu kümmern. Optimierte Geschäftsvorgänge, eine höhere Effizienz, Schnelligkeit, Flexibilität und verbesserte Reaktionen auf Kundenanfragen, z.B. durch den Einsatz von kooperierenden Produktivsystemen, kann hier zu erheblichen Kosteneinsparungen beitragen.
Durch einen integrierten Ansatz für die Prozesse des Qualitätsmanagements auf Basis der Integration von LIMS- und ERPSystemen haben Unternehmen die Möglichkeit, den Informationsaustausch erheblich zu verbessern und Qualitätsprozesse sinnvoll zu verknüpfen. Dieser integrierte Ansatz bedeutet, dass Funktionen des Qualitätsmanagements in Geschäftsprozesse eingebunden werden können, wodurch ebenso die Kosten reduziert werden, die für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen aufgewendet werden müssen.
Durch Verknüpfung der Prozesse werden die Datenredundanzen deutlich reduziert und die Datentransparenz im gesamten Unternehmen erhöht. Dies führt im Endeffekt zu einer höheren Geschwindigkeit sowie zu mehr Effizienz und Genauigkeit im gesamten Unternehmen.

wallrafen@mycompliance.de